毎日、毎週、毎月の定期的なスケジュールが見えてくると、仕事のレベルアップになる。

武蔵野式手帳型経営計画書のなかで、私は一番の肝は、1週間のサイクルが記憶に残りやすいという旧暦の考え方。4週を1サイクルとし、1年を13サイクルとするＡ週Ｂ週Ｃ週Ｄ週の事業年度計画だと思っている。

経営計画書の作成が2年目になると、実は作る時間が倍かかる。真似だけでよかった1年目に出来なかった事を全部あらいだして、スケジュールを立て直す。

実践塾の経営者の中には、月ごとのスケジュールにしたり、Ａ週Ｂ週を除いたりする方がいるが、スケジュールには、変わらないスケジュールと変わるスケジュールがあって、Ｄ週の金曜日は環境整備点検だとみんなが覚えやすい週で管理することで、仕事がやり易くなる。

最近、経理課長の仲山さんと、業務の課長候補の平野さんが、段取りのレベルアップしているなと感じるのは、毎日、やることを決めて、実践でしているからだ。はがきを書く時間、来客を確認する、銀行残高を報告する、部下の声を報告するなど。

平野さんも、昨年はパートナー社員との雇い入れ通知書がまだ終わってないクレームをもらっていたが、今年はスケジュールを前先倒しにして、面談を早めにしてスケジュールを決めることで改善した。

私も、今、経営計画書を作成する中でスケジュールを全部いれると、教育に力を入れるが、同じ年にはできないことに気づいたり、やるべきこと捨てることが一個一個見えてくる。スケジュールの8割は、繰り返し、だから、「今日やったことをいつやるのか決めること」。事業年度計画、サイボウズのスケジュールに入れれば入れるほど、仕事のレベルアップが図れてくる。

教育チームのパクリの表彰活動も以前は、前日に「100枚の改善書を読んでください」とか、当日に「表彰の祝儀袋の表書きを書いて下さい」と持ってきたりしていたが、最近は少し早くなった。第何週の何曜日、2週前の何曜日と決めることで、段取りが数段よくなるのに。社長、上司は、部下に100回言って実行できなかったら、淡々と101回目を言える忍耐が必要だ。

／NO.1宣言「書類の整理整頓日本一」 山崎登
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