こんにちは。
山崎文栄堂、経理課長の垣鍔(かきつば)です。

本日はファイリングセミナー第３回目、いよいよ最終日となりました。
今回は、前回に作成した「ファイル管理表」に一つ一つのファイルのサイズと
一人一つの棚を担当して、専用のソフトを使いながらタイトルの表示方法を入力していきました。

見出しの表示方法の入力が完成すると、いよいよタイトル見出しの印刷にはいります。
切り張りをして、ファイルにぴったりの統一されたタイトル見出しが完成しました。

最後に、タイトル見出しをファイルの背表紙に入れれば完成です。

通常使う５センチの２穴ファイルだけではなく、

インデックス付のクリアファイルも、
サイズを決定することによってタイトル見出しをつけることができます。

今まで、いろんな会社の書類整理の企業様のベンチマーキングをして、
いろんな書類整理の仕方を真似させていただいていました。
そのことで、書類の分類とタイトル付けができていました。

研修を受けている現在では、書類の保管期限や廃棄についても明示されつつあります。
社内のファイリングで、使う道具を統一したり、
書類整理をする中での問題点を話し合うようになってきました。

ついに、見出しが完成しました！
実際に背表紙に入れてみると、このようになりました。

まだまだ途中段階ですので、これから会社の書類棚すべてに取り掛かかっていきます。

これが完成すると、棚の場所によって見出し上部の色が違いますので、
違う棚のものを誤って戻すこともなくなります。
また、書類の見出しにナンバーが表示されていますので、並び順も迷うことがありません。

見出しの下部を見ていただくと、色がついています。
このタイトル見出しは、書類の廃棄年度ごとに色が分かれるようになっています。

ファイルのタイトルと置き場所が表示されている状態から、
見出しを作成することにより、社内が少しずつ変化し始めました。

これからも山崎文栄堂の書類整理の改革状況を報告させていただきます。
どうぞよろしくお願いいたします。

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